Ako obveznik dostave podataka u bazu ROO za izvještajnu godinu utvrdi da na lokaciji nije došlo do značajnih promjena u odnosu na prethodnu godinu prijave, koristi dodijeljeni korisnički račun. Korisnički račun se jedanput dodjeljuje i isti se koristi za svaku izvještajnu godinu.
Ako obveznik dostave podataka u bazu ROO za izvještajnu godinu utvrdi da je na lokaciji došlo do promjena :
prestao s radom
ili
nije obveznik dostave podataka za izvještajnu godinu
potrebno je informaciju o promjeni statusa prijave obveznika u ROO dostaviti Ministarstvu gospodarstva i održivog razvoja, Zavodu za zaštitu okoliša i prirode. Informacija o promjeni statusa prijave obveznika dostavlja se direktno putem aplikacije ROO popunjavanjem poglavlja Promjena statusa organizacijske jedinice u Glavnom izborniku, popunjavanjem Zahtjeva za promjenom statusa organizacijske jedinice.
U slučaju dodatnih upita u vezi korisničkog računa obveznik ima mogućnost iste direktno dostaviti Ministarstvu gospodarstva i održivog razvoja, Zavodu za zaštitu okoliša i prirode putem HelpDesk-a.