Ako obveznik dostave podataka u bazu ROO za izvještajnu godinu utvrdi da na lokaciji nije došlo do značajnih promjena u odnosu na prethodnu godinu prijave, koristi dodijeljeni korisnički račun. Korisnički račun se jedanput dodjeljuje i isti se koristi za svaku izvještajnu godinu.
Ako obveznik dostave podataka u bazu ROO za izvještajnu godinu utvrdi da je na lokaciji došlo do promjena :
prestao s radom
ili
nije obveznik dostave podataka za izvještajnu godinu
potrebno je informaciju o promjeni statusa prijave obveznika u ROO dostaviti Ministarstvu zaštite okoliša i energetike, Zavodu za zaštitu okoliša i prirode*. Informacija o promjeni statusa prijave obveznika dostavlja se direktno putem aplikacije ROO popunjavanjem poglavlja Promjena statusa u Glavnom izborniku. U slučaju dodatnih upita u vezi korisničkog računa obveznik ima mogućnost iste direktno dostaviti Ministarstvu zaštite okoliša i energetike, Zavodu za zaštitu okoliša i prirode* putem HelpDesk-a.
*Od 27. prosinca 2018. Ministarstvo zaštite okoliša i energetike, sukladno članku 73. stavku 3. Zakona o izmjeni i dopuni Zakona o zaštiti okoliša (NN 118/18) preuzelo je sve poslove, prava i obaveze Hrvatske agencije za okoliš i prirodu (HAOP) koja je izbrisana iz sudskog registra, 17.siječnja 2019. Od 11. srpnja 2019. u skladu s Uredbom o izmjenama i dopunama Uredbe o unutarnjem ustrojstvu Ministarstva zaštite okoliša i energetike (NN 9/18) za poslove zaštite okoliša i prirode ustrojen je Zavod za zaštitu okoliša i prirode.