Ako obveznik dostave podataka u bazu ROO za izvještajnu godinu utvrdi da na lokaciji nije došlo do značajnih promjena u odnosu na prethodnu godinu prijave, koristi dodijeljeni korisnički račun. Korisnički račun se jedanput dodjeljuje i isti se koristi za svaku izvještajnu godinu.
Ako obveznik dostave podataka u bazu ROO za izvještajnu godinu utvrdi da je na lokaciji došlo do promjena :
prestao s radom
ili
nije obveznik dostave podataka za izvještajnu godinu (ne prelazi propisani prag za prijavu u bazu ROO)
potrebno je informaciju o promjeni statusa prijave obveznika u ROO dostaviti Zavodu za zaštitu okoliša i prirode (MINGOR). Informacija o promjeni statusa prijave u bazu ROO dostavlja se direktno putem aplikacije ROO, otvaranjem prijave, odabirom u Glavnom izborniku poglavlja Promjena statusa organizacijske jedinice te popunjavanjem i dostavljanjem Zahtjeva za promjenom statusa organizacijske jedinice ( prestao s radom, nije obveznik dostave podataka).
U slučaju dodatnih upita u vezi korisničkog računa obveznik ima mogućnost iste direktno dostaviti Zavodu za zaštitu okoliša i prirode (MINGOR) putem HelpDesk-a.