Ako obveznik dostave podataka u bazu ROO za izvještajnu godinu utvrdi da na lokaciji nije došlo do značajnih promjena u odnosu na prethodne godine prijave, koristi dodijeljeni korisnički račun. Korisnički račun se jedanput dodjeljuje i isti se koristi za svaku izvještajnu godinu.
Ako obveznik dostave podataka u bazu ROO za izvještajnu godinu utvrdi da je na lokaciji došlo do promjena:
prestao s radom
ili
nije obveznik dostave podataka za izvještajnu godinu
potrebno je informaciju o promjeni statusa prijave obveznika u ROO dostaviti Hrvatskoj agenciji za okoliš i prirodu (HAOP). Informacija o promjeni statusa prijave obveznika dostavlja se direktno putem aplikacije ROO popunjavanjem poglavlja Promjena statusa u Glavnom izborniku. U slučaju dodatnih upita u vezi korisničkog računa obveznik ima mogućnost iste direktno dostaviti HAOP-u putem HelpDesk-a.